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A:サークル会合記録作成における工夫と知恵事例1会合における生の資料を活かした記録作成1.Questionサークル活動の記録を作成する手間を軽減するため,社内ポータルサイトに「小集団活動記録簿」を設け,活動状況を報告できる仕組みを構築しましたが,最近はあまり活用されなくなって困っています。何かよいアイデアはないでしょうか。①QCサークル会合今日の会合はこれで終わりA君,報告書を作成しておいてね本日のまとめ①○○○○○②△△△△△はい②昼食時ベテランサークル員ベテランサークル員若手A君QCリーダー③報告書作成時会合の時にメモをとっていたけど,システムの記録簿に登録し直すのも手間がかかって大変だなそれに,メモを見直すと何のことかわからない所が出てきたぞとりあえず,「解決策の検討」としておこう昔はサークルメンバーも多かったからみんなで分担できたけど,今は人数も減っているので,すぐに順番がくるねそうなんですよそれに,やらないといけない仕事もあるし,報告書を作成するの大変なんです若手A君④報告書作成時の続きそれじゃあ,報告書を見た人に何をやったのか伝わらないぞ社外の発表大会で,写真を議事録の代わりにしているっていう発表を聞いたことがあるけど,参考にならないかな若手A君ベテランサークル員若手A君2.Answer活動報告書を作成する際,その日の活動を振り返って要点をまとめ,報告書を作成するという流れが一般的だと思いますが,ほとんどの場合,活動の最後にその日の検討内容を整理し,次回会合に向けて何を進めるのかをグループ内で共有していないでしょうか。このことを踏まえると,わざわざ,その内容を「小集団活動記録簿」に転記する行為に,改善の余地があるように思われます。報告書の作成は,活動を振り返り,議論内容を改めて整理する点で大切なことですが,作成者が負担に感じ,不十分なものを作成するようでは,報告書の意味を果たしているとはいえません。そのような報告書を作成するくらいなら,会合の中でホワイトボードや付箋を活用するなどして議論内容がまとめられているという前提は必要ですが,それらを写真撮影し,議事メモ代わりとすることで,作成者の負担も大幅に減り,後で振り返った時でも,具体的な検討状況を思い出すことのできる記録とすることができるのではないかと思われます。工夫のポイントデジタルカメラに加え,最近では,書き込んだ内容をそのままパソコンに取り込める電子ホワイトボードも存在しています。指導者や所属長の理解を得る必要はありますが,このようなIT技術を活用し負担軽減をはかることも,有効な手段ではないでしょうか。(北川泰弘)10QCサークルNo.724
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