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解説:資料作成と発表の仕方1.発表の目的年に1～2回の頻度で,活動の成果を発表する場が設けられていると思いますが,発表会は,「次へのPDCAを回す,第三者から正しい評価を得る,サークルの変遷を記録に残す,資料の作成や説明の仕方を学ぶ,発表を機に自己啓発と相互啓発をはかる」ことなどが目的です。決して,順位を競い合って賞を得るためのものではありません。①●●●●●●●●②●●●●●●●●③●●●●●●●●箇条書きである調20文字以内●●●●●●●●●●●である。●●●●●●●2.資料づくりのポイント発表の間際になって一から資料をつくっていては,大きな負担になるとともに,活動の経緯が十分に反映できません。会合の都度,あるいはステップの区切りごとに,発表を意識した“まとめ”を行い,データをPCなどに保存しておきましよう。発表資料は,「わかりやすい」ことに尽きます。第三者(審査員)は,事前に提出した発表資料を熟読したうえで聴講するため,資料によって活動内容を正確に理解してもらう必要があります。改善の手順に従って内容を整理し,時系列的に記述していきます。そのポイントは,☆短文で簡潔な文章,箇条書きで整理,語尾を「である調」で言い切る☆用語・記号・単位・フォント・デザイン・色彩などを統一する☆文字説明を少なくして,図表やグラフなどで要点と結論を強調するなどですが,次の点に注意してください。★アニメーションの動きを重ね合わせると,解読ができないことがあります。★写真やカラーの図を多用すると,データが重くなりトラブルの原因になります。・用語(当社,弊社,我社)・期間(年間,月間,日量)・単位(件数,重量,長さ)・記号(1,(1),①,A,a)・文字(字体,ポジ,色)・シート(背景,デザイン)統一結論●●●●強調CD他ABAが○%を占める3.発表(説明)のポイント発表は,異業種の聴講者にも理解できるように,「わかりやすい説明の仕方,聞きやすい話し方」にしなければなりません。そのポイントは,☆第三者の立場に目線を合わせる(聞く側は同じ仕事の人ではない)☆伝えたいことを重点的に強調する(あれもこれもではポイントが絞れない)☆時系列に沿って論理的に組み立てる(行ったり来たりでは話がつながらない)☆要点を簡潔にゆっくりと話す(1分間に約300文字を読むスピード)☆語尾は,“です!ます!”とハッキリ言い切る(自信が伝わり興味を与える)などがありますが,次のような論調には気をつけてください。★「あぁ～,えぇ～,」の多発★同じことの繰り返し★画面の文字を棒読み★大声,罵声,学芸会的な口調★華美なパフォーマンス★流暢な丸暗記発表にあたっては,まずシナリオを書いて読みながら練習することから始めます。本番では,原稿を見ながら説明してもかまいませんので,実直でさわやかさが伝わるよう,自信を持って堂々と話すようにしましょう。(鈴井正巳)24QCサークルNo.713
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